Hóa đơn bán lẻ là gì? Cách xuất hóa đơn bán lẻ chuẩn chỉnh

Với các chủ kinh doanh mọi ngành hàng, hoá đơn bán lẻ không còn là khái niệm quá xa lạ. Là một trong những loại chứng từ bắt buộc trong hoạt động kinh doanh, giúp quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Vậy hóa đơn bán lẻ là gì cũng như cách xuất hoá đơn bán lẻ chuẩn nhỉnh như thế nào? Hãy cùng atscada.com tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Khái niệm hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là loại chứng từ kế toán được người bán xuất cho người mua khi có giao dịch mua hàng. Hóa đơn này không có nhiều giá trị pháp lý cũng như không được cơ quan thuế quản lý.

Dựa theo điều 16 và điều 18 của Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014. Người bán sẽ có nghiệm vụ lập hóa đơn cho người mua nếu tổng giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên. Một số trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc là không cung cấp đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Và cần ghi rõ lý do để đảm bảo quá trình mua bán diễn ra minh bạch.

Các cá nhân, tổ chức khi kinh doanh được phép tự thiết kế, in ấn sử dụng cũng như quản lý hóa đơn của mình. 

Phân loại hoá đơn bán lẻ

Trên thị trường thường được lưu hành 3 loại hoá đơn bán lẻ:

Loại 1: Hoá đơn bán lẻ một liên

Đây là loại hóa đơn chỉ có 1 liên duy nhất, liên này được giao cho người mua với mục đích là tạo sự minh bạch trong quá trình mua bán. Dạng hóa đơn này thường được in thành quyển và khi bán hàng dễ dàng xé ra. Tùy theo nhu cầu sử dụng hoá đơn có kích thước tương ứng với đa dạng các khổ giấy khác nhau. 

Loại 2: Hoá đơn bán lẻ hai liên

Đây là loại hóa đơn gồm 2 liên với 2 màu khác nhau. 1 liên sẽ được giao cho khách hàng còn 1 liên người bán sẽ giữ. Thường thì liên 2 chính là bản sao của liên 1 người bán thường dùng giấy in kim để in sao kê nội dung từ liên 1.

Mục đích giữ lại liên 2 là để lưu trữ cũng như đối chiếu việc xuất hàng hóa. Loại hoá đơn này thường được ứng dụng cho các doanh nghiệp hoặc cửa hàng kinh doanh mặt hàng có bảo hành, chính sách đổi trả rõ ràng. Cần lưu lại thông tin để đối chiếu dữ liệu về sau. Loại hóa đơn sẽ được đánh số liên 1, liên 2 giống nhau nhằm giúp việc đối chiếu thông tin được dễ dàng hơn. 

Loại 3: Hoá đơn bán lẻ ba liên

Đây là loại hóa đơn gồm 3 liên, trong đó liên 2 và liên ba là bản sao của liên 1. Loại hóa đơn này được sử dụng khi doanh nghiệp cần thêm liên để lưu trữ cũng như giao cho khách hàng hoặc các bên trung gian như đơn vị vận chuyển, bán hàng qua mạng,…

Hóa đơn bán lẻ đóng những vai trò quan trọng như: Chứng minh được giao dịch đã diễn ra giữa 2 bên. Đây được xem là bằng chứng trong trường hợp có xảy ra tranh chấp và hiển thị nội dung giao dịch mua bán. 

Tham khảo: 5 bước xử lý đơn để bán hàng online hiệu quả không sai sót

Hoá đơn bán lẻ hợp lệ là như thế nào?

Về chất liệu hoá đơn: Thường sử dụng các loại giấy mỏng, giá thành rẻ, dễ dàng sao chép nội dung sang nhiều liên khác nhau. Thường dùng các mực in theo thứ tự màu sắc như sau trắng – hồng – vàng hoặc là trắng – hồng – xanh.

Thiết kế hoá đơn: tuyệt đối không được có dấu vết chỉnh sửa, tẩy xóa. Bên cạnh đó người bán nên dùng một màu mực và màu mực thuộc loại không dễ phai khi viết hay in hóa đơn. Nhằm thuận tiện cho việc đối chiếu cũng như kiểm tra về sau.

Về nội dung:Hóa đơn bán lẻ hợp lệ cần phải đáp ứng đầy đủ những nội dung sau:

• Mã số hóa đơn bán lẻ
• Ngày phát hành hóa đơn bán lẻ
• Các thông tin chi tiết bên mua hàng
• Các thông tin chi tiết về bên bán hàng
• Số lượng hàng hóa bán ra (có kèm theo đơn vị)
• Đơn giá thực tế (không gồm thuế GTGT)
• Tổng tiền (Tổng số lượng hàng hóa và đơn giá)
• Phần trăm giảm giá (nếu có)
• Tổng giá trị hàng hóa sau khi đã trừ giảm giá 
• Chữ ký của bên bán hoặc là đại lý ủy quyền
• Sau khi viết / in hóa đơn, cả bên bán và bên mua đồng thời ký tên vào hóa đơn, mỗi bên sẽ giữ một bản.

Bài viết này là những chia sẻ của atscada.com về khái niệm hóa đơn bán lẻ là gì cũng như cách xuất hóa đơn chính xác nhất. Hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi giúp bạn đọc quản lý hóa đơn và tối ưu vận hành một cách hiệu quả. 

ATSCADA - Providing ATSCADA software - The monitoring and data acquisition control system is the appropriate choice for integrated system projects, IoT, smart city projects, agriculture 4.0... Is trusted by many customers.